Az elektronikus hírközlő eszközök használatának szabályai a küldöttgyűlésen és más döntéshozó szervek ülésein

1. A MÚOSZ Elnöksége a veszélyhelyzet megszűnésével összefüggő átmeneti szabályokról és a járványügyi készültségről szóló 2020. évi LVIII. Törvény 107. § (1) bekezdésében foglaltak alapján az alábbiak szerint határozta meg az elektronikus hírközlő eszközök használatának szabályait az ily módon megtartott küldöttgyűlésekre és a MÚOSZ más döntéshozó szerveinek üléseire vonatkozóan. A szabályok 2020. november 3. napjától visszavonásig, de legkésőbb 2020. december 31-ig hatályosak. A MÚOSZ döntéshozó szerveire vonatkozó alapszabályi és egyéb belső szabályozói (SZMSZ) rendelkezéseket a jelen szabályzat szerinti eltérésekkel kell alkalmazni az elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülésekre, küldöttgyűlésekre.
2. A küldöttgyűléseket kizárólag a küldöttek és más meghívottak elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével történő részvételével lehet megtartani a súlyosbodó járványügyi helyzetre, valamint arra tekintettel, hogy a küldöttek jelentős része olyan személy, aki a koronavírus fertőzés esetén fokozottan ki van téve a súlyos és életet veszélyeztető megbetegedés kockázatának. A napirendre vonatkozó részletes tájékoztatás nem mellőzhető [Ptk. 3:17. § (3) bekezdése], és a határozat tervezetét a taggal (küldöttel) közölni kell.
3. Az elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével megtartott döntéshozó szervi ülések, így a küldöttgyűlés lebonyolítására igénybe vehető elektronikus hírközlési eszközként a MÚOSZ Elnöksége a Zoom Video Communications, Inc. által fejlesztett ZOOM elnevezésű informatikai alkalmazást határozza meg.
4. Az ülések és a küldöttgyűlés résztvevői közötti kölcsönös és korlátozásmentes kommunikációt biztosító Zoom (https://zoom.us/) alkalmazás használatához olyan internet kapcsolat és informatikai eszköz (számítógép, okostelefon, tablet stb.) szükséges, amely élő videókép és hang folyamatos, egyidejű átvitelére alkalmas, továbbá az informatikai eszköz rendelkezik beépített vagy ahhoz csatlakoztatott működőképes mikrofonnal, hangszóróval (vagy fülhallgatóval) és kamerával. Az alkalmazáshoz szükséges szoftveres és hardveres specifikációt, minimumkövetelményeket tartalmazó leírást a szabályzat 1. sz. melléklete tartalmazza.
5. A küldöttgyűlésen a küldötteket a Zoom által továbbított élő videóképen látható arcuk alapján azonosítjuk, figyelemmel arra, hogy a MÚOSZ elnöksége, ügyvezetése és a küldöttgyűlésen közreműködő munkatársai a küldötteket személyesen ismerik. Az egyéb döntéshozó szervek üléseinek tagjai egymást kölcsönösen ismerik, így az azonosítás nem szükséges.
6. A küldöttgyűlés ideje alatt a küldöttgyűlés levezető elnöke folyamatosan köteles a küldöttek jelenlétét, és a küldöttgyűlés határozatképességet vizsgálni, így a küldöttek folyamatosan, különösen a jelenlét, határozatképesség megállapításakor, valamint a hozzászólásuk, a szavazatuk leadása során kötelesek az élő videókép és hang kapcsolatot fenntartani akként, hogy arcuk azonosítható módon látható legyen, hozzászólás esetén pedig hangjuk is hallható legyen a Zoom alkalmazásban. Az élő videókép nélkül részt vevő, szavazó küldött a határozatképesség szempontjából nem vehető figyelembe. Az élő videókép nélkül leadott küldötti szavazat érvénytelen.
7. Az elnökség az elektronikus hírközlő eszközök használatával megtartott küldöttgyűlések és az elnökségi ülések levezetésére és a jegyzőkönyvek elkészítésére a MÚOSZ elnökét jelöli ki, figyelemmel arra, hogy a veszélyhelyzet megszűnésével összefüggő átmeneti szabályokról és a járványügyi készültségről szóló 2020. évi LVIII. Törvény 107. § (3) bekezdés alapján kizárólag vezető tisztségviselő jelölhető ki az ülések levezetésére és a jegyzőkönyv elkészítésére. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell az ülés megtartásának körülményeit is. A küldöttgyűlésről jelenléti ívet nem kell készíteni, figyelemmel arra, hogy azon kizárólag elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével vehetnek részt a küldöttek és meghívottak, azonban a jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az ülésen elektronikus hírközlő eszköz útján részt vevő tagok nevét és lakcímét.
8. A küldöttgyűlésen a szavazásra a Zoom polling funkciójával kerül sor, amennyiben a küldöttgyűlést levezető elnök másképpen nem rendelkezik. Amennyiben a szavazásra nem a polling funkció használatával került sor, úgy a levezető elnök a küldötteket a nevük kezdőbetűinek sorrendjében hívja fel arra, hogy szavazatukat, illetve tartózkodásukat szóban jelezzék a Küldöttgyűlés számára. A más döntéshozó szervek ülésein a tagok szóban szavaznak.
9. A hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés (küldöttgyűlés) meghívóját, napirendjét, határozati javaslatait és egyéb előkészítő jellegű dokumentumait minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel, ennek hiányában azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással való hitelesítéssel aláírva kell megküldeni a tag elektronikus levelezési címére (e-mail), ennek hiányában postai címére. Az Elnökség a jelen szabályzatot, valamint a Küldöttgyűlés megtartásának módjáról és időpontjáról szóló tájékoztatást honlapján (www.muosz.hu) közzéteszi.
10. A MÚOSZ a hírközlő eszköz igénybevételével megtartott küldöttgyűlésről videófelvételt készít.
11. A küldöttgyűlés és más döntéshozó szervek ülésének elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével történő megtartására a veszélyhelyzet megszűnésével összefüggő átmeneti szabályokról és a járványügyi készültségről szóló 2020. évi LVIII. Törvény 106. § (1) bekezdésében foglalt rendelkezés ad lehetőséget.

2020. november 3.